Ce texte pour rendre quelques brèves conclusions de l’usage de HAL à l’occasion de la préparation du bilan rédigé dans le cadre du quadriennal/quinquennal pour le Centre d’études des mondes russe, caucasien et centre-européen (CERCEC). Après quelques hésitations et sans avoir réellement effectué une appréciation précise de la pertinence des divers outils disponibles, nous avons choisi de demander à l’ensemble des membres du CERCEC, rattachés ou associés, d’utiliser HAL pour constituer leur bibliographie, en profiter pour joindre les textes disponibles, et constituer à partir de cela une collection CERCEC. Cette collection a été le fondement de la constitution de la bibliographie du centre.

Ce choix a été déterminé après des discussions avec Jacqueline Nivard, dont nous avons apprécié la disponibilité totale et la compétence, et j’en profite pour la remercier. Il a mis à contribution les bibliothécaires du CERCEC, pour élaborer la bibliographie définitive et pour apporter une assistance ponctuelle. Ceci a aidé, sans aucun doute, à convaincre chacun de s’engager dans ce processus de saisie. L’existence des collections a aussi été un argument de poids, collection du CERCEC, d’une part, collection de l’EHESS, d’autre part. Le choix a aussi été déterminé par la simplicité d’accès, permettant, dans un temps court, de convaincre tous les membres du Cercec de créer ou mettre à jour leur bibliographie sur un outil partagé. Enfin, la relative facilité avec laquelle ces bibliographies sont ensuite intégrées à un site institutionnel (en l’occurrence, au site du CERCEC, en cours de réélaboration complète). Il faut souligner que HAL n’est pas conçu comme outil bibliographique, mais comme outil d’archives ouvertes. Cependant, nous avons considéré que la rédaction de ce bilan permettait d’une part d’inciter à l’usage de cet outil d’archives ouvertes, et que d’autre part que ce dernier était un outil qui offrait une bonne opportunité de constitution ouverte d’une bibliographie collective.

Le bilan qu’on peut en tirer présente différentes facettes. De fait, la qualité et la simplicité de l’interface a conduit chacun à utiliser cet outil, sans que cela ne nécessite trop d’insistance. Par la suite le travail d’élaboration d’une bibliographie complète s’est avéré assez simple, même si cela a nécessité, de la part du bibliothécaire du CERCEC engagé dans la mise en forme, un travail un peu lourd, pour les raisons que nous évoquerons ci-dessous. Enfin, dans l’élaboration d’un nouveau site, en cours aujourd’hui, l’intégration des bibliographies s’avère relativement aisée et devrait permettre une lecture simplifiée et à jour dans notre site institutionnel (que nous avons développé, en faisant appel aux compétences internes au Cercec, dans un Cms qui est apparu plus adapté que Lodel à nos besoins : il s’agit de MODx).

En revanche, de nombreux problèmes, soit ponctuels (et qui pourraient être certainement améliorés), soit de fond ont surgi. Le premier et principal est sans doute le fait que les normes bibliographiques ne sont pas respectées. La saisie des références en est rendue plus simple, mais aussi plus aléatoire. Un exemple, sans doute le plus problématique, est l’absence, dans les champs proposés, du lieu de publication ! Cela peut se justifier par le fait que HAL est destiné autant à mettre à disposition des documents non publiés que publiés, mais cela est vraiment très gênant. Autre problème, la question (éternelle en bibliographie), des publications en langue étrangère que l’on souhaite traduire. C’est le cas pour le russe. Saisies du nom d’auteur en langue originale et transcription, mais surtout traduction du titre, ne sont pas du tout prévues et normalisées. Le flou qui préside à la possibilité de mettre des textes en ligne, en relation avec les droits des revues, des ouvrages, etc., est par ailleurs renforcé par l’impossibilité de mettre en relation une référence avec l’article qui serait présent dans une collection de revue, telle CAIRN, PERSéE, JSTOR, etc. Sans doute, un lien ne permet pas un archivage pérenne, mais cela pose des problèmes concrets importants. Un système qui permettrait de récupérer toute publication présente dans un bouquet aurait l’intérêt de fournir un accès simple à une bibliographie de centre ou personnelle, et imposerait de rendre plus précises les règles d’accès à des articles publiés. Une possibilité de modifier plus facilement les règles d’accessibilité d’un document (par exemple un ouvrage dont les droits reviendraient à l’auteur) serait aussi tout à fait nécessaire.

Une question d’apparence mineure, mais problématique lors de la constitution d’une bibliographie collective, tient à l’impossibilité de double rattachement des auteurs et le flou existant alors dans l’attribution de telle ou telle publication à une collection institutionnelle. Si la réactivité de l’équipe de soutien HAL, lors de la création d’une collection, par exemple, est bonne, en revanche, dès qu’il s’agit d’une critique ou d’une suggestion, ou d’une demande de modification, il n’y a plus aucune réponse. Nous n’avons pas testé les interfaces permettant d’exporter vers Zimbra ou Refworks, ou encore en Bibtex, les références bibliographiques saisies sous HAL. Cependant, cela est essentiel. En revanche, l’impossibilité de faire la démarche inverse est plus que problématique. Enfin, reste l’incitation à poursuivre, en régulier, l’usage de l’outil pour la mise à jour des bibliographies.

En conclusion, cet outil a, sans aucun doute, l’intérêt d’être simple et apparaît comme un moyen efficace de mise en ligne institutionnelle de la bibliographie collective des membres d’un centre. La relative simplicité de l’interface, l’aspect « mise en ordre » des bibliographies personnelles des membres d’un centre pour constituer une bibliographie collective ont suffi à convaincre chacun (à quelques exceptions) d’user de HAL. L’outil nécessiterait cependant des améliorations, certaines indispensables, d’autres souhaitables. Parmi les premières, une proximité plus grande avec les normes bibliographiques, sans pour autant rendre plus complexe l’usage. Des exportations/importations qui soient symétriques. Et surtout, nous semble-t-il, la possibilité d’importer des documents à partir des divers bouquets de revues et des indications plus claires sur la mise à disposition des documents, ouvrages ou articles.