Les dossiers sont présentés par les enseignants de l’École, ils doivent être adressés au président, sous forme papier, avant le 1^er mars 2012. Après examen par le conseil scientifique, ils seront ensuite soumis à l’approbation de l’assemblée du 24 mars 2012.

Types d’invitations

L’assemblée de novembre 2011 a approuvé, en plus des invitations habituelles, deux autres types d’invitations possibles :

- invitations sur trois ans (un mois chaque année), pour établir des collaborations suivies avec un collègue étranger ;
- un petit groupe d’invitations sur une thématique particulière rassemblant plusieurs enseignants et chercheurs de l’École.

Pour ces deux types d'invitations, un argumentaire spécifique sur le choix de cette forme, plutôt que d'une demande simple, est conseillé pour éclairer les délibérations du conseil et de l'assemblée.

Composition du dossier

Une lettre adressée au président incluant tous les éléments suivants :

- une présentation du/de la collègue que l’on propose d’inviter,
- le programme des conférences proposées,
- les séminaires qui accueilleront ces conférences,
- la période de séjour (automne 2012 ou printemps 2013),
- un curriculum vitae décrivant le parcours universitaire et les principales publications de l’invité(e) et incluant toutes les informations suivantes : nationalité, date de naissance, adresse postale la plus sûre, adresse électronique valide.

Rappels importants

- Chaque invité(e) est tenu(e) de faire quatre conférences.

- Il est impossible d’inviter des personnes âgées de 65 ans ou plus au moment de leur séjour (réglementation sur les retraites de la fonction publique).

- Il nous est impossible de payer les invités à leur arrivée (règle de la recette générale des finances). Dans certains cas, qui ne peuvent rester qu’exceptionnels, une avance sur salaire pourra être faite au 15 du mois.

- Il est très difficile de reporter une invitation de l’automne au printemps. Le budget fonctionnant en année civile, le 1er janvier est une barrière contraignante. Merci de bien veiller à indiquer si l’invitation doit avoir lieu à l’automne 2012 (avant le 31 décembre) ou au printemps 2013 (après le 1er janvier).