La direction des systèmes d'information (DSI) de l'EHESS fait évoluer la messagerie de l'École. Ce projet identifié comme important par la présidence a donné lieu à la mise en place au sein de la CUTICE d'un groupe de travail regroupant des utilisateurs et des informaticiens pour mettre au point le cahier des charges. Les conclusions de ce groupe de travail ont reçu un avis favorable de la CUTICE en mars 2011. En mai 2011 un appel d’offres a été lancé afin de trouver un logiciel répondant aux critères définis (maintien au sein de l’infrastructure technique de l’établissement des messages stockés, par exemple) avec une assistance à l’installation de cette nouvelle messagerie. Le choix s'est porté sur la solution Zimbra, solution reconnue et utilisée notamment par l'INRIA, les universités de Grenoble et de Nancy,  le fournisseur d'accès français Free, etc. et qui, à ce jour, représente plus de 70 millions de boîtes aux lettres pour l'ensemble de la planète.

L'infrastructure de la nouvelle solution a été mise en place durant l'été avec comme objectif de s'intégrer dans l'architecture existante. Une trentaine d'utilisateurs volontaires ont permis de corriger et de valider l'architecture pendant le mois d’août. Concernant les nouvelles fonctionnalités demandées, la solution installée propose :
- un quota de 5Go pour les chercheurs, enseignants chercheurs et personnels ;
- un quota de 1Go pour les étudiants ;
- une évolution du webmail qui soit adaptée aux nouveaux besoins ;
- la centralisation des messages permettant ainsi d'avoir accès à tous les mails (reçus, envoyés) depuis n'importe quel lieu (bureau, domicile, ...) ;
- la mise en plage d'agendas et la possibilité de créer des agendas de groupe ;
- le partage des agendas et des boîtes de messagerie en lecture ou écriture ;
- la possibilité  de configurer ses messages d’absence ;
- un carnet d'adresses ;
- une intégration améliorée avec les smartphones (Blackberry, Androïd , Iphone, etc.) .
 
La solution Zimbra offre toutes ses fonctionnalités en utilisation webmail c'est à dire via un navigateur web pour accéder à votre messagerie (à l'image d’Orange, la Poste, Gmail, Yahoo!). Nous vous conseillons donc à terme de ne plus utiliser de clients de messagerie dits « lourds » (Thunderbird, Outlook, Apple Mail, etc.) même si leur utilisation peut être maintenue. Dans la majorité des cas, il sera possible d'importer l’ensemble des anciens mails (ceux stockés sur votre ordinateur professionnel et ceux de l’ancien webmail squirrelmail), vous permettant d’y accéder depuis n'importe quel lieu (bien sûr dans la limite de votre quota). Une des principales nouveautés concerne la centralisation des messages sur les serveurs de l’EHESS. En effet pour permettre l’accès à l’ensemble des mails depuis des lieux et des outils différents (webmail, smartphone, bureau, domicile, ordinateurs portables, etc.), il est nécessaire que les messages restent dans un seul endroit sur des serveurs sécurisés de l’École. Il est bien sûr possible, à votre initiative, d’archiver le contenu de vos boîtes aux lettres sur d’autres supports, mais en cas d’effacement des messages ceux-ci ne seront plus consultables aussi facilement puisque supprimés des serveurs centraux.
 
La migration des comptes demande une intervention sur chaque poste, nous devons donc planifier ces interventions. La DSI vous proposera un calendrier d’intervention courant septembre. Enfin, nous vous communiquerons au cours de la migration de votre compte des modules d'autoformation en ligne (type animation flash) décrivant l'usage  des principales fonctionnalités de la solution (utilisation du calendrier, création de filtre, partage de calendriers, de dossiers de messagerie, etc.).