Les dossiers doivent être adressés, par les « invitants », au président de l'École, sous forme papier, avant le 1^er mars 2011. Les propositions seront examinées par le conseil scientifique lors de sa séance du 29 mars, et seront soumises à l'approbation de l'assemblée le 2 avril.

Le dossier doit être composé :

- d'une lettre adressée au président et présentant le, la ou les collègues que l'on propose d'inviter, le programme de leurs conférences et les séminaires dans le cadre desquels ces invitations sont proposées, ainsi que la période de séjour envisagée ;

- d'un curriculum vitae décrivant le parcours académique et donnant les principales publications de ce, cette ou ces collègues, et où doivent aussi figurer les informations suivantes : la nationalité et la date de naissance de chaque personne concernée, d'une part ; l'adresse postale à laquelle le dossier pourra être envoyé de la façon la plus sûre, d'autre part.