Au sein des amoncellements d’archives, des piles d’ouvrages et autres documents sur support papier conservés dans les armoires et étagères des bureaux et trémies de l’immeuble du 54 boulevard Raspail se trouvent de nombreux supports informatiques comme les disquettes 3,5 pouces, les disquettes souples « floppy disc » (5 ¼), des disquettes zip ou des CD. La question du sort de ces supports informatiques revient très souvent dans la perspective du déménagement. Nous proposons ci-dessous quelques conseils qui relèvent autant du bon sens que d’une procédure informatique ou archivistique.

G. Le Brech

Si les documents inscrits sur ces supports informatiques ont fait l’objet d’un tirage papier, il convient de s’assurer que l’archivage du papier est en effet réalisé. Cela ne veut pas dire que le tri s’effectue en fonction du support et que l’on privilégie le papier sur le numérique… Mais l’École n’ayant pas de politique d’archivage électronique, nous ne sommes pas à l’heure actuelle en mesure de proposer une conservation systématique et pérenne des archives numériques.
Si le contenu des informations inscrites sur le support informatique n’a pas fait l’objet d’un tirage papier, il faut demander au producteur de l’évaluer. À l’instar des archives papier, il convient de se poser un ensemble de questions :
- à qui appartient ce support ?
- quelle est sa date de création ?
- le contenu informationnel inscrit sur cette disquette ou ce CD est-il identifiable à minima (grâce à une inscription sur le support ou sur son conditionnement) ?
- le contenu informationnel inscrit sur ce support est-il lisible à l’aide d’un lecteur sur poste informatique et d’un logiciel garantissant la restitution de l’information telle qu’elle a été originellement inscrite (avec sa mise en forme) ?
- si oui, après lecture des documents inscrits sur le support, est-il important de les conserver pour la bonne marche du service/centre ou pour son histoire ?
Dans le cadre du déménagement, la Direction informatique des systèmes d'information et des technologies de la communication (DISITEC) met à la disposition des agents de l’EHESS ayant des bureaux dans l’immeuble du 54 boulevard Raspail un ordinateur disposant de lecteurs pour les disquettes 3,5 pouces et des disquettes souples « floppy disc » (bureau 512).
Dans le cas de documents électroniques lisibles et à conserver : que faire ? Nous recommandons de les enregistrer sur un disque-dur ou sur un serveur du service ou du centre dans un dossier « archives », plutôt que de les transférer sur un autre support mobile (CD ou clé USB). Pour ce qui est du format de conservation, dans le cas de documents bureautiques, nous conseillons le format pdf ou txt.